Reisekosten einer Dienstreise absetzen
von Sofia Müller
von taxspotting Redaktion 23. Juli 2024
Dienstreisen stehen in vielen Beschäftigungsverhältnissen an der Tagesordnung. Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, zahlen in der Regel Verpflegung oder Unterkunft, teilweise auch die Anfahrt. Kommt der Arbeitgeber für die Reisekosten auf, muss der Dienstreisende nichts weiter tun. Bleibt die Kostenübernahme jedoch aus, oder wurden die Kosten vom Arbeitgeber nur anteilig übernommen, können die Reisekosten als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.
Wie definiert sich eine Dienstreise?
Bei einer Dienstreise handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit im beruflichen Kontext. Gemeint sind alle Tätigkeiten außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte. Das ist der Ort, an dem Arbeitnehmer ihre arbeitsvertraglichen Pflichten in der Regel erfüllen. Zu den Dienstreisen zählen so zum Beispiel Fahrten zum Kunden, die Teilnahme an Weiterbildungen oder Tagungen, aber auch Forschungsreisen, Ausflüge oder Klassenfahrten.
Wer übernimmt die Reisekosten?
Im besten Fall übernimmt der Arbeitgeber alle entstandenen Reisekosten der Dienstreise. Die Aufwendungen kann das Unternehmen als Betriebsausgaben abziehen. Arbeitgeber können die Reisekosten entweder auf Basis der tatsächlichen Reisekosten oder anhand vorgeschriebener Dienstreisepauschalen steuerfrei erstatten. Allerdings sind Arbeitgeber rechtlich nicht zu einer Kostenübernahme verpflichtet. In manchen Fällen bekommen Arbeitnehmer deswegen die Kosten gar nicht oder nur anteilig erstattet. Ist dies der Fall, hilft der Fiskus.
Welche Reisekosten können abgesetzt werden?
Grundsätzlich müssen alle Reisekosten durch Quittungen oder Rechnungen nachweisbar sein. Damit die Dienstreise von der Steuer abgesetzt werden kann, ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich. Sie umfasst alle Kosten, die für die Dienstreise angefallen sind, und setzt sich aus vier Kostenfaktoren zusammen, die unterschiedlich abgerechnet werden: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.
Fahrtkosten
Zentraler Kostenfaktor einer Dienstreise sind oft die Reisekosten, die zum Beispiel durch den Gebrauch des eigenen Autos oder öffentlicher Verkehrsmittel anfallen. Wie die Fahrtkosten abgesetzt werden, hängt von der Wahl des Transportmittels ab. Dienstreisen in einem Firmenwagen sind zum Beispiel nicht absetzbar, weil die entstandenen Kosten bereits vom Arbeitgeber gezahlt werden. Hin- und Rückfahrten im privaten PKW berechnen sich auf Basis der Kilometerpauschale (PKW: 30 Cent pro Kilometer, Motorrad: 20 Cent pro Kilometer). Die Reisekosten durch öffentliche Verkehrsmittel können Angestellte vollständig absetzen.
Übernachtungskosten
Ein großer Teil der Reisekosten geht für die Unterkunft drauf. Um Dienstreisende zu entlasten, hat der Gesetzgeber daher eine länderabhängige Übernachtungspauschale eingeführt. Der pauschale Tagessatz liegt in Deutschland aktuell bei 20 Euro pro Nacht. Übernimmt das Unternehmen die tatsächlich entstandenen Kosten für die Übernachtung, kann es diese auf Basis der Belege als Betriebsausgaben vom Gewinn abziehen, was die Steuerlast senkt. Bleibt die Kostenübernahme aus, kann der Dienstreisenden sich die Übernachtungspauschale ähnlich wie bei den Fahrtkosten über die Werbungskosten zurückholen. Doch aufgepasst: Das Finanzamt verlangt bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise.
Verpflegungsmehraufwand
Wer sich auf einer Dienstreise befindet, hat Anspruch auf den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Konkret bedeutet das, dass die Kosten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen in Form von Pauschalen zurückerstattet werden. Grundsätzlich gilt: Für Reisen von 8 bis 24 Stunden sowie den An- und Abreisetag dürfen 14 Euro berechnet werden. Bei allen dazwischenliegenden Reisetagen können 28 Euro angesetzt werden. Im Ausland ist die Höhe des Verpflegungsmehraufwandes ähnlich wie bei der Übernachtungspauschale länderabhängig.
Achtung: Beinhaltet die Rechnung für die Übernachtung in einem Hotel außerdem den Preis für Frühstück, Mittag- oder Abendessen, müssen diese Beträge vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden. Für ein Frühstück werden 20 Prozent und für Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent abgezogen. Bei einer Vollpension bleibt somit nichts mehr vom Verpflegungspauschale von 28 Euro übrig. Diese Regelung gilt für In- und Ausland!
Reisenebenkosten
Weitere berufliche Kosten, die während einer Dienstreise anfallen, fallen unter die sogenannten Reisenebenkosten. Als Reisenebenkosten gelten alle Kosten, die neben Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten anfallen. Dazu zählen beispielsweise Maut- und Parkgebühren, Eintrittskarten, Kosten für die Gepäckaufbewahrung, Trinkgelder oder der Schadensersatz bei Unfällen während der Dienstreise. Diese Kosten können Dienstreisende steuerlich geltend machen. Die Kosten für Privatvergnügen wie Massagen, Minibar oder Pay-TV während der Dienstreise hingegen bleiben Privatangelegenheit. Wichtig ist bei allen steuerlich relevanten Ausgaben, dass bei Rückfragen durch das Finanzamt die entsprechenden Belege vorliegen.
Und wie verhält es sich mit der Arbeitszeit?
Für Dienstreisen gelten dieselben Regeln wie für normale Arbeitstage. Während der Dienstreise müssen die gesetzlichen Bestimmungen für Arbeits- und Pausenzeiten eingehalten werden. Nur die Zeit, die tatsächlich gearbeitet wurde, ist Arbeitszeit und wird entsprechend vergütet. Grundsätzlich gilt: wenn die An- und Abreise in der regulären Arbeitszeit stattfindet, dann zählt diese Zeit zur Arbeitszeit, unabhängig davon, ob während der Fahrt gearbeitet wird und welches Verkehrsmittel zum Reisen genutzt wurde. Der Aspekt der Vergütung sollte dennoch im Einzelfall geklärt werden, weil dieser durch unterschiedliche Faktoren wie zum Beispiel die Wahl des Verkehrsmittels, den Arbeitsvertrag oder die Anweisungen des Vorgesetzen beeinfluss werden.