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Einführung der E-Rechnung

RRECHNUNGEN NEU GEDACHT: EINFACH, SCHNELL UND DIGITAL

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen im B2B-Bereich ausschließlich in elektronischer Form auszustellen. Diese Maßnahme zielt darauf ab, insbesondere Betrug im Bereich der Umsatzsteuer zu bekämpfen.

Achtung!
Für Sie als Unternehmer:in, heißt das auch, dass Sie verpflichtend in der Lage dazu sein müssen, solche e-Rechnungen zu empfangen.

Nehmen Sie den „Bürokratieabbau“ in die eigenen Hände und stellen Sie bereits jetzt Ihre Prozesse auf digitale Belegflüsse um. So profitieren Sie unmittelbar von den mit der Einführung verbundenen Kosteneinsparungen und machen Ihre Prozesse rechtssicher. Keine Angst, wir stehen Ihnen dabei gerne unterstützend zur Seite!

Vorteile für Ihr Unternehmen

  • Effizientere Arbeitsabläufe: Digitale Belege ermöglichen effizientere Arbeitsabläufe und beschleunigen den Freigabeprozess von Eingangsrechnungen, selbst wenn Beteiligte an verschiedenen Orten sind.
  • Beschleunigte interne Buchführung: Durch effiziente Workflows und den Wegfall manueller Eingaben, geht Ihnen die vorbereitende Buchführung in Ihrem Unternehmen leichter von der Hand.
  • Niedrigere Kosten: Druck, Eintüten, Versenden, Öffnen der Rechnung und Abtippen der Informationen, z.B. für die Zahlung, entfallen. Daher sind digitale Rechnungen bis zu 60 Prozent günstiger als Papierrechnungen.
  • Mehr Transparenz: Jederzeit verfügbare Belege in der Cloud vereinfachen die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter:innen und die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.
  • Optimiertes Cash-Management: Schneller zugestellte und bearbeitete Rechnungen ermöglichen
    Ihnen die Nutzung von Skontoabzügen bei Lieferantenrechnungen sowie Ihrerseits beschleunigte
    Zahlungseingänge Ihrer Kunden.

Die E-Rechnung

WAS SIE ÜBER DIE E-RECHNUNG WISSEN SOLLTEN

Einführung der E-Rechnung

Schritt 1: Prozessanalyse und -optimierung

In einem ersten Schritt empfiehlt es sich, Ihre internen Abläufe zu überprüfen und ggf. Möglichkeiten zu identifizieren, wie Sie digitale Belegflüsse innerhalb Ihrer Prozesse integrieren können. Dies kann bspw. die Implementierung entsprechender Software-Lösungen sowie die Schulung betreffender Mitarbeiter:innen umfassen.

⇒ Sprechen Sie uns an, gerne beraten wir Sie bzgl. für Sie geeigneter Software Lösungen

 

Schritt 2: e-Rechnungseingang umsetzen

Im nächsten Schritt geht es um die tatsächliche Umstellung Ihres Rechnungseingangs auf den e-Rechnungsprozess.

⇒ So bereiten Sie den e-Rechnungseingang vor:

  • Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an. So haben Sie alle Rechnungen unter einer Adresse gebündelt.
  • Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern und Lieferanten mit, dass sämtliche Rechnungen künftig an Ihre zentrale Rechnungsadresse geschickt werden sollen

 

Schritt 3: E-Rechnungsausgang umsetzen

Nachdem Sie Ihren Posteingang erfolgreich für dem Empfang von e-Rechnungen vorbereitet haben, sorgen Sie im nächsten Schritt dafür, dass auch Sie Ihre Rechnungen an Kunden als e-Rechnung versenden können.

⇒ So bereiten Sie den e-Rechnungsausgang vor:

  • Erkundigen Sie sich nach den korrekten E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang Ihrer Kunden und aktualisieren Sie diese in Ihren Systemen.
  • Informieren Sie Ihre Kunden im selben Schritt über den zukünftigen digitalen Versand Ihrer Ausgangsrechnungen und holen Sie für eine Nutzung vor dem 1.1.2025 deren Zustimmung hierzu ein

 

Schritt 4: Mitarbeitende schulen, Prozesse dokumentieren und optimieren

Der Umgang mit den neuen Prozessen sollte geschult und die e-Rechnungsprozesse transparent für alle Beteiligten dokumentiert werden, z. B. im Rahmen einer Verfahrensdokumentation.